Henkilötietolaki

Henkilötietolaki sääntelee henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä, mutta myös niistä edellytyksistä, joilla henkilötietoja voidaan kerätä ja tallentaa tai muutoin käsitellä tieteellistä tutkimustarkoitusta varten. 

Määrittelyjä

Henkilötietolain soveltamisen kannalta pitää tietää, mikä on lain tarkoittama henkilötieto ja milloin on kysymys lain tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekistereistä. Lain määritelmät ovat seuraavat:

henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi;

henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä;

henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta;

rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty;

suostumuksella tarkoitetaan kaikenlaista vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista tahdon ilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojen käsittelyn (Henkilötietolaki 523/1999, 3 §). ’

Henkilörekisteri

Henkilötietolain perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä tutkimusta varten:

  1. Henkilön yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (HetiL 8.1 §). Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu. Arkaluontoisten tietojen osalta sen tulee olla myös nimenomainen.
  2. Henkilötietolain 14§ mukaan henkilötietoja saa käsitellä tieteellistä tutkimusta varten myös ilman rekisteröidyn suostumusta,
  • jos tutkimusta ei voida suorittaa ilman henkilön yksilöintiä koskevia tietoja; ja
  • jos rekisteröityjen suostumusta ei tietojen suuren määrän, tietojen iän tai muun sellaisen syyn vuoksi ole mahdollista hankkia; ja
  • henkilörekisterin käyttö perustuu yksilöityyn tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä; ja
  • henkilörekisteriä käytetään ja siitä luovutetaan henkilötietoja vain tieteellistä tutkimusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille; sekä
  • henkilörekisteri hävitetään tai siirretään arkistoitavaksi tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät ole enää tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai tulosten asianmukaisuuden arvioimiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Suostumuksenkaan perusteella ei saa kerätä tai käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tarpeettomia tietoja.

Tutkimus, jota tehdään kaupallisiin tarkoituksiin (mm. markkinatutkimukset tai teollisuusyrityksen toimeksiannosta suoritettavat tutkimukset kaupallisen tuotteen kehittämiseksi, ml. lääkkeet), edellyttää aina rekisteröidyn henkilön kirjallisen suostumuksen henkilötietojen keräämiselle.